Aktualisiert: 23. Nov 2020

Wenn es einfach nicht klappt, wechselt man den Verwalter. Meistens ist der Frustrationslevel bis zu diesem Schritt recht hoch. Schlechte Kommunikation, schleppende Abwicklung von Beschlüssen oder fehlende Abrechnung sind die häufigsten Themen, die wir bei unserem Erstgespräch notieren.

Wenn wir als neuer Verwalter loslegen dürfen, setzen wir uns mit unseren Kunden an den Tisch oder treffen uns vor Ort, um eine Liste der offenen Punkte zu erstellen. Gemeinsam entscheiden wir, was zeitnah zu erledigen ist und was auf die Tagesordnung kommt.

Damit dann endlich effektiv diskutiert und beschlossen werden kann, bereiten wir eine qualifizierte Tagesordnung vor.

Manchmal geht es um viel Geld, wenn lange nichts getan wurde. Gute Erfahrung haben wir dann mit Informationsveranstaltungen für die Eigentümer gemacht, auf denen die Probleme und Kosten sowie die möglichen Lösungen ohne den Druck der sofortigen Entscheidung erörtert werden können. Es kann auch sinnvoll sein, einen Experten zur Befragung einzuladen.

Wichtig ist, dass es ein Ergebnis gibt.


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Aktualisiert: 23. Nov 2020

Wie lautet der Plan?

Unser Jahr beginnt schon am Ende des Vorjahres. Wir terminieren für die erste Jahreshälfte alle Abrechnungen und Eigentümerversammlungen nach den Kriterien Komplexität, Wichtigkeit und Dringlichkeit. Danach erhalten unsere Kunden eine Information zum geplanten Datum der Versammlung. Hierdurch entsteht ein roter Faden, der allen internen Beteiligten (Buchhalter, Rechnungsprüfer und Anstragssteller) eine klare Zeiteinteilung ermöglicht.

Die Meilensteine entlang des roten Fadens sind: Meldung Energieverbrauch, Erhalt Verbrauchsabrechnung, Erstellung Hausgelabrechnung, Rechnungsprüfung, Entwurf Tagesordnung, Einladung Eigentümerversammlung, Durchführung Eigentümerversammlung, Protokollunterzeichnung, Protokollversand, Umsetzung Beschlüsse, Erfolgsmeldung, Sammlung Anträge fürs nächste Jahr.


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Aktualisiert: 23. Nov 2020

"Freitag kurz vor Dienstschluss meldet der Hausmeister:

Keller unter Wasser, Wasserfleck in der Wohnung im 3. OG. Wir legen einen neuen Vorgang an, der zeitgleich im System unseres Versicherungsmaklers erscheint und als Schaden der Versicherung gemeldet wird.

Die zuständige Heizungsfirma wird beauftragt und die betroffenen Wohnungen werden mit dem Vorgang verknüpft.

Ab jetzt erhalten die entsprechenden Bewohner/Eigentümer eine E-Mail zu jedem neuen Eintrag und wissen im Detail, was Sache ist. Per Rundmail werden alle übrigen Bewohner darüber informiert, dass es über das Wochenende zu Unterbrechungen der Wasserversorgung kommen kann.

Am Samstag kann der Schaden gefunden und repariert werden. Die Trocknungsfirma ist auch schon beauftragt und erhält alle Kontaktdaten zur Terminvereinbarung. Ergebnis am Montagmorgen: Keine Mailboxnachrichten."


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